Funktioner
Jeres medarbejdere har arbejdet hårdt for deres penge. Med Mobilplan bliver timerne til korrekt løn efter jeres overenskomst, og fejlene bliver fanget, før de rammer lønnen. Og HR samles ét sted: medarbejdernes egne filer, opslagstavlen og kontaktbogen i appen.
Registreringerne godkendes med assistenter, der fanger fx brud på 11-timersreglen og afvigelser fra stempling, før de bliver til løn.
Lønlinjerne regnes automatisk ud efter jeres overenskomst, lønregler og kutymeaftaler.
Lønnen sendes direkte til jeres økonomisystem.
Hos Einar Kornerup bruger lønkontoret minimum 60 % mindre tid på løn. Læs casen.
Effektiv lønadministration kræver præcise registreringer af arbejdstimer. Med Mobilplan sikrer I, at arbejdstid, overtid, pauser, diæter og kørselsgodtgørelse beregnes efter gældende overenskomster og virksomhedens regler, uden manuelt arbejde.
Vi understøtter de mest anvendte overenskomster inden for håndværk, industri og servicefag, så lønnen altid stemmer. Overtidssatser som 50% og 100% håndterer systemet selv , og arbejdstidstabeller kan tilpasses skiftende perioder og sæsonændringer.
Ved at integrere jeres overenskomster direkte i Mobilplan undgår bogholderiet fejl og efterreguleringer, mens medarbejdere og ledelse får et klart overblik. Se, hvordan lønnen regnes ud fra registrering til lønfil.
Mobilplan beregner overtidsbetaling, så fejl undgås, og regler overholdes. Når arbejdstiden er godkendt, beregnes tillæg automatisk efter gældende satser.
De mest almindelige satser, såsom 50% og 100% overtid, håndteres uden manuel indblanding. Medarbejderen registrerer blot sin arbejdstid. Mobilplan sørger for resten.
Pauser registreres automatisk ud fra arbejdstidstabeller, hvor normtider fastlægges for hver medarbejder eller gruppe.
Mobilplan kan automatisk fratrække pauser i tidsregistreringen baseret på:
Medarbejderens fastlagte normtid
Specifikke arbejdsdage og perioder
Branche- og overenskomstspecifikke regler
Arbejdstidstabeller tilpasses til skiftende perioder, sæsonændringer og overenskomstjusteringer.
Arbejdstidstabeller i Mobilplan kan tilpasses skiftende perioder og datoer. Dette sikrer, at virksomheden let kan administrere sæsonbetingede arbejdstider, skiftende skemaer eller overenskomstændringer uden at skulle foretage løbende manuelle tilpasninger.
Når store mængder registreringer skal gennemgås og godkendes manuelt, øges risikoen for fejl. Menneskelige fejl i tidsregistreringer, kørselsgodtgørelse og diæter kan føre til forkerte lønudbetalinger, ekstra administrativt arbejde og i værste fald økonomiske tab. Samtidig kan godkendelsesprocessen være både tidskrævende og uoverskuelig, især hvis data skal gennemgås én post ad gangen.
Med Mobilplans assisterede godkenderforløb automatiseres gennemgangen, så systemet på forhånd validerer data og markerer potentielle fejl. Det betyder, at ledere ikke skal bruge tid på at gennemgå alt manuelt, men kun fokusere på de registreringer, hvor der er afvigelser.
Mobilplan tilpasses jeres behov og kan opsættes med forskellige godkendelsesflows:
FlergodkendereEn leder kan enten godkende registreringer for et specifikt projekt eller for hele sin godkendergruppe.
Slutgodkender-funktionEn leder med slutgodkender-adgang kan godkende registreringer uden at involvere andre godkendere, hvilket gør processen kortere.
Ingen obligatorisk slutgodkenderHvis en slutgodkender ikke ønskes, skal alle relevante ledere godkende, før registreringerne er endeligt godkendt.
Fleksibiliteten betyder, at godkendelsesflowet tilpasses jeres organisationsstruktur og arbejdsgange.
Mobilplan bruger assistenter, der gennemgår registreringer og markerer uoverensstemmelser, så fejl opdages, inden de godkendes.
NormtidTjekker, om den registrerede tid stemmer med arbejdstidstabellen.
ProjektplanlægningKontrollerer, om timer er registreret på det rette projekt.
GeolokationKontrollerer, om registreringen er foretaget i nærheden af projektets eller kundens adresse.
Ind- og udstemplingSammenligner registreringer med faktisk stempling for at identificere afvigelser.
11/48-timers reglerneOvervåger, at medarbejdere får nok hvile mellem vagter og ikke overskrider arbejdstidsgrænserne.
Hvis en assistent registrerer en afvigelse, bliver godkenderen bedt om at angive en årsag, før registreringen kan godkendes.
Færre fejl i lønbehandlingenFejl og uoverensstemmelser opfanges før lønkørsel, så medarbejderne får den korrekte løn første gang.
Mindre administrationAssistenterne hjælper dig med overblikket over de store mængder data.
Fleksibel opsætningSystemet understøtter flere godkendere og kan sættes op efter jeres arbejdsgange.
Hurtigere godkendelsesprocesLedere får kun relevante registreringer til gennemsyn, så beslutninger træffes hurtigt og effektivt.
Med Mobilplans assisterede godkenderflow får I en mere effektiv og præcis godkendelsesproces, der hjælper jer med korrekte lønudbetalinger og mindre administrativt arbejde.
Mobilplan gør det nemt at registrere pauser korrekt uden unødige manuelle rettelser. Virksomheder kan opsætte faste regler i arbejdstidstabellerne, så pauser registreres ensartet og retfærdigt.
Pauser kan defineres ud fra arbejdstid, fx:
Første pause efter 4 arbejdstimer
Næste pause efter 7 arbejdstimer
Systemet registrerer kun pausen, hvis den faktisk er optjent, så medarbejdere, der arbejder færre timer, ikke får fratrukket en pause, de ikke har taget.
Hvis en medarbejder ikke har holdt sin pause, kan registreringen altid justeres manuelt, så lønnen stemmer. Dette giver fleksibilitet i tilfælde af afvigelser, f.eks. på travle dage, hvor der ikke har været tid til pause.
For virksomheder, der har faste pausetider, kan Mobilplan opsætte pauser til at ske på specifikke tidspunkter i stedet for efter et bestemt antal arbejdstimer. Dette er relevant i brancher med faste skemaer eller produktionsstop.
Automatiske pauser registreres kun på arbejdstimer og påvirker ikke fraværstyper som ferie og sygdom. Dette betyder, at pauser ikke fratrækkes i situationer, hvor de ikke er relevante.
Mobilplan sørger for, at pausehåndteringen altid stemmer overens med virksomhedens regler og medarbejdernes faktiske arbejdstid.
Mindre administrationSystemet håndterer pauserne for jer som giver mere præcise registreringer.
Korrekt lønregistreringPauser fratrækkes kun, når de faktisk bør gælde.
FleksibilitetUnderstøtter både faste pausetidspunkter og dynamisk pauseregistrering.
Sikrer complianceOverenskomster og virksomhedspolitikker efterleves af systemet.
For Løn- og økonomiansvarlige betyder det markant mindre administrativt arbejde, lav risiko for lønfejl og tillid til, at alt kører efter bogen. Derfor er Mobilplan det sikre valg, noget Torben Clausen A/S allerede har oplevet i praksis med store tidsbesparelser og en fejlfri lønproces.
En effektiv håndtering af medarbejderudlæg er afgørende for en smidig økonomistyring. Med Mobilplans app registrerer medarbejdere udlæg ved at tage et billede af deres kvitteringer, så alt er dokumenteret korrekt fra start.
Alle udlæg behandles gennem Mobilplans timegodkendelsesmodul. Det sikrer, at udgifterne følger virksomhedens godkendelsesniveauer, reducerer risikoen for fejl og garanterer, at virksomhedens retningslinjer overholdes.
Mobilplan kan integreres direkte med virksomhedens ERP-system, så godkendte udlæg overføres til bogføringen. Det sparer tid og eliminerer behovet for manuel indtastning.
Alle udlæg gemmes med fotodokumentation og kan spores direkte til den relevante medarbejder eller et specifikt projekt. Det gør det nemt at fremsøge bilag ved revision og hjælper virksomheden med at leve op til gældende lovkrav.
Mindre papirarbejdeDigital registrering fjerner behovet for fysiske kvitteringer og mindsker risikoen for mistede bilag.
Hurtigere refusionEn enkel proces hjælper til, at medarbejdere får refunderet deres udlæg uden forsinkelser
Færre fejlAutomatisering minimerer menneskelige fejl i registrering og bogføring.
Med Mobilplan får virksomheder én samlet løsning, der håndterer udlæg direkte i det system, medarbejderne allerede bruger til tidsregistrering, projektstyring og administration.
Det betyder færre apps, mindre bøvl og en enklere hverdag for både medarbejdere og bogholderi. Samtidig slipper virksomheden for at tilkøbe separate udlægsmoduler, i Mobilplan er det inkluderet uden ekstra omkostninger.
Når medarbejdere er på farten, skal registrering af diæter og rejsegodtgørelse være enkel. Med Mobilplan registreres diæter direkte i appen, hvorefter systemet selv beregner det korrekte beløb ud fra SKATs gældende satser.
Mobilplan beregner hvad medarbejderen har krav på i diæter, baseret på:
Antal timer væk fra hjemmetOphold på over 24 timer kan berettige til skattefri diæt
Måltider dækket af arbejdsgiverFrokost eller aftensmad inkluderet, reducerer diæten.
Satser i Danmark og udlandetMobilplan anvender altid de seneste satser fra SKAT.
Ændrer SKAT reglerne, opdateres systemet automatisk, så du altid arbejder med de korrekte satser, uden manuel indgriben. Du har stadig overblikket og kan stole på, at Mobilplan følger gældende regler, præcis som du selv ville have gjort.
Alle diæt- og rejsegodtgørelsesregistreringer samles automatisk med medarbejderens øvrige registreringer og lægges til godkendelse i Mobilplans godkendelsesmodul.
Nem registrering i appenDiæter og rejsegodtgørelse registreres i en app medarbejderne allerede bruger og kender.
Automatisk beregningMobilplan beregner det præcise beløb iht. SKATs regler.
Samlet godkendelsesflowAlle diæter godkendes sammen med øvrige registreringer.
Gennemsigtighed og overblikAlle registreringer er samlet ét sted og nemme at tilgå ved revision eller audit.
Med Mobilplan får I en effektiv og præcis løsning til diæter og rejsegodtgørelse, der sikrer både medarbejderne og bogholderiet en lettere hverdag.
Flekstid, også kaldet afspadsering, giver jeres medarbejdere mulighed for at arbejde fleksibelt og optjene timer til senere brug. Med Mobilplan får både medarbejdere og administration fuldt overblik over flekskontoen, så I altid har styr på, hvor mange timer der er til rådighed.
Mobilplan udregner dagligt medarbejdernes flekspulje baseret på:
Godkendte arbejdstimer
Registreret fravær
Eventuelle justeringer fra administrationen
Medarbejderne kan selv se deres flekssaldo direkte i Mobilplan-appen, så de altid ved, hvor meget de har til gode eller skal afspadsere.
Administrationen kan manuelt justere flekskontoen i tilfælde af rettelser eller særlige aftaler. Hvis virksomheden ønsker det, kan optjent flekstid udbetales som løn. Mobilplan håndterer begge løsninger.
Flekstid registreres i et historisk overblik, så både medarbejdere og ledelse kan følge saldoens udvikling over tid.
Som med alle Mobilplans funktioner kan flekstid opsættes individuelt for hver medarbejder eller gruppe, så systemet passer til virksomhedens behov.
Flekstidssystemet gælder kun for funktionæransatte. Timeansatte holdes uden for systemet, så der ikke opstår fejl i registreringerne.
Automatisk beregning af flekssaldoIngen manuelle udregninger eller usikkerhed.
Direkte visning i appenMedarbejderne kan altid se deres aktuelle flekskonto.
Mulighed for manuel justeringFleks kan tilpasses eller udbetales som løn.
Historisk overblikGiver fuld gennemsigtighed over optjente og brugte timer.
I behøver ikke længere at bekymre jer om manuelle flekstidsreguleringer. Mobilplan holder styr på det hele, så medarbejdere og ledelse altid har overblik.
Ferie- og fraværsregistrering kan være en administrativ udfordring, men med Mobilplan bliver det enkelt. Medarbejdere registrerer fravær direkte i appen, og planlægningen opdateres automatisk.
Anmodet fravær
Kræver godkendelse fra en leder.
Ferie
Barsel
Afspadsering
Andet fravær, der kræver godkendelse
Registreret fravær
Registreres uden godkendelse.
Sygdom
Barnets første sygedag
Tjenestefrihed uden løn
Andet fravær, der ikke kan afvises
Fraværet overføres til planlægningsmodulet, så medarbejdere markeres som utilgængelige, og opgaver fordeles korrekt.
Ledere godkender eller afviser fravær direkte i Mobilplan.
Medarbejdere kan se deres fraværsstatus i appen.
Fraværet efterlever virksomhedens gældende regler og overenskomster.
Direkte registrering i appen Ingen papirarbejde eller mails.
Tydelig skelnen mellem anmodet og registreret fraværUndgår misforståelser.
Automatisk opdatering af planlægningenUndgår planlægning af indisponible medarbejdere.
Overblik for både medarbejdere og ledereMindre administration og færre misforståelser.
Med Mobilplan får I en samlet løsning til ferie- og fraværsregistrering, der minimerer det administrative arbejde.
At holde styr på skatteregler og arbejdstidsgrænser kan være komplekst, men med Mobilplan håndteres det automatisk. Systemet garanterer, at både kørselsgodtgørelse og arbejdstidsregistrering altid følger gældende regler.
Mobilplan registrerer kørsel direkte i appen og foreslår start- og slutadresser baseret på geolokation. Systemet sørger selv for, at 60-dages reglen overholdes, så skattefri og skattepligtig kørselsgodtgørelse beregnes korrekt.
Maks. 60 arbejdsdage pr. årSKAT tillader skattefri godtgørelse for kørsel til samme arbejdsplads i op til 60 arbejdsdage inden for 12 måneder.
Skift til skattepligtig godtgørelseEfter 60 dage omklassificeres kørslen automatisk som privat.
Genstart ved skift af arbejdspladsHvis en medarbejder arbejder 60 dage et andet sted, nulstilles tællingen.
Uden automatisering kan 60-dages reglen nemt føre til fejl i kørselsgodtgørelsen, hvilket kan give efterreguleringer og ekstra arbejde for bogholderiet. Med Mobilplan holder systemet styr på reglerne for dig, så der aldrig opstår tvivl.
Med Mobilplan slipper både medarbejdere og godkendere for manuelt at holde styr på grænsen. Systemet håndterer det automatisk, så alle beregninger følger gældende lovgivning.
Mobilplan hjælper med at sikre overholdelse af arbejdstidsreglerne ved at advare administrator, når grænserne nærmer sig.
11-timers reglen
Rødt flag vises, hvis en medarbejder ikke har haft mindst 11 timers sammenhængende hvile inden for 24 timer.
48-timers reglen
Gult flag vises som advarsel, hvis en medarbejder nærmer sig en ugentlig arbejdstid på gennemsnitligt 48 timer over fire måneder. Overskrides grænsen, skifter flaget til rødt.
Medarbejdernes trivsel & sikkerhedTilstrækkelig hvile reducerer risikoen for fejl og ulykker.
Lovkrav & complianceManglende overholdelse kan medføre sanktioner.
Effektivitet & produktivitetUdmattede medarbejdere laver flere fejl og arbejder mindre effektivt.
Manuel overvågning af arbejdstidsregler kræver løbende opdatering og beregninger, hvilket er tidskrævende og udsat for fejl. Med Mobilplan sikres nøjagtig overvågning i realtid, så ledere får præcise advarsler og kan handle i tide.
Med Mobilplan får I en løsning, der understøtter jer i korrekt kørselsgodtgørelse, overholdelse af arbejdstidsregler og en sund balance mellem arbejde og hvile, uden manuel indsats.
Hver medarbejder har sin egen mappe i Mobilplan. Her lægger kontoret de dokumenter, der hører til den enkelte: ansættelseskontrakt, kursusbeviser, certifikater eller en kopi af kørekortet.
Mappen er låst. Ud over medarbejderen selv er det kun administratorer og de kolleger på kontoret, I har givet adgang til medarbejderne, der kan se filerne. Kollegerne i marken ser dem aldrig.
Medarbejderen finder sine egne dokumenter i appen under Fællesarkiv i mappen Privat. Står man på en byggeplads og skal vise et kursusbevis, ligger det i lommen. Filerne kan ses og hentes, men ikke rettes eller slettes.
Filerne uploades direkte på medarbejderen i administrationen under Filarkiv, ved at trække dem ind.
Opslagstavlen er der, hvor kontoret skriver til alle i marken. Det kan være en ny personalehåndbog, en ændret arbejdsgang, en sikkerhedsinstruktion eller en invitation til julefrokosten. Opslag kan have billeder, filer og en farvet kategori, og vigtige opslag kan fastgøres øverst.
Skal I være sikre på, at alle har set et opslag, kan I bede om en bekræftelse. Medarbejderen trykker Jeg har læst det, og I kan se, hvem der mangler. Er opslaget en begivenhed, melder medarbejderen sig til eller fra direkte i appen.
Bekræftelsen er ikke en underskrift. Skal noget underskrives, bruger I dokumentportalen.
I administrationen ser I for hvert opslag, hvor mange der har læst det, og hvor mange der har bekræftet eller meldt sig til. Mangler nogen, sender I en påmindelse som SMS til netop dem med et par klik.
Skal en besked ud med det samme, sender I en SMS til en eller flere medarbejdere direkte fra Mobilplan, også til udenlandske numre. Alle afsendte beskeder gemmes i et arkiv, så I kan se, hvad der er sendt, til hvem og hvornår.
I bestemmer selv, hvem der må skrive opslag og sende SMS, med rettigheder på medarbejdergrupperne.
Kontaktbogen, eller telefonbogen, i appen viser kollegerne med navn, telefonnummer og e-mail. Står man på pladsen og mangler fat i en kollega, eller er man ny og skal finde sin formand, er nummeret i lommen i stedet for på kontoret.
Ud for hver kollega er der knapper til at ringe, sende en SMS eller skrive en mail. Er I mange, søger man bare på navnet.
I vælger selv, hvilke medarbejdergrupper der må se kontaktbogen.
Hjælpecenter
Sådan gør du i Mobilplan
Vejledninger trin for trin til jer, der bruger funktionen.
Gå til hjælpecentret
Mobilplan bygger på gennemprøvede funktioner og sættes op efter jeres arbejdsgange. Har I behov ud over det, ser vi på dem sammen med jer.
Vi sætter systemet op efter jeres forretning, og I har en fast kontaktperson hele vejen.
Tag os på ordet, eller spørg vores kunder. Du bestemmer.
Med Mobilplan har vi fået en skræddersyet løsning, hvor det hele er samlet på et sted. Vi sparer meget tid og har fået mere tryghed og struktur
Projektleder , BG Anlægsteknik
Vi bruger i dag Mobilplan i Danmark, Norge og Sverige, og vi har kun ganske lidt papirflytteri tilbage. Vi har fået et helt andet overblik over vores arbejdskort og økonomien i dem. Implementeringen af Mobilplan har desuden betydet at vi også i vores ERP system, har fået skabt overblik. ET sted. Næste skridt bliver at samle 3 lande i et fælles Mobilplan.
Operationel Direktør , UN Mobilkraner A/S
Mobilplan er formentlig det mest fleksible og seriøse registrerings- og planlægningssystem på markedet til virksomheder af vores størrelse og kompleksitet. Basisfunktionaliteten i systemet er så omfattende, at det understøtter selv meget specielle forretnings- og procesbehov uden yderligere udvikling eller specialtilpasning. Skulle det alligevel ikke være nok, er Mobilplan hurtige til at skitsere og udvikle den funktionalitet, man mangler, så udbyttet af systemet maksimeres. Læg hertil en personlig kundeservice, der er yderst imødekommende og kompetent, og som ikke slipper en henvendelse, før årsagen til den er løst. Det er verdensklasse.
Digitaliseringsansvarlig , Slagelse Kloakservice ApS
Mobilplan er et brugervenligt system som har hjulpet os med at få styr på vores planlægning og timeforbrug. Servicen er bestemt godkendt, og de er altid klar til at give en hjælpende hånd. Vi har været igennem et godkendt forløb med at få systemet implementeret.
After Sales Manager , DSI Freezing Solutions
“Da vi startede med Mobilplan for 3 år siden, var vi 18 mand i marken. Nu er vi vækstet med langt over 100%. Det er kun muligt, fordi vi har helt styr på alle processerne. Det har vi med Mobilplan.”
Direktør , Grevlund Montage
Ekstremt fleksibel løsning, som kan bygges efter specielle behov. Langt bedre end den større, men ufleksible løsning vi havde tidligere.
Anmeldelse på Trustpilot , CM ISO A/S
Mobilplan er rygraden i vores forretning. Her styrer vi alt fra projektkalkulation, registrering af timer og materialer til økonomisk rapportering. Jeg anbefaler Mobilplan til alle jeg taler med.
Medejer og daglig leder , LKA Entreprise A/S
Har brugt Mobilplan de sidste 7-8 år, har været glad og tilfreds med deres service. Senest i dag, hvor jeg lavede en fejl der fra mit sted ikke kunne genoprettes. Heldigvis fik jeg fat i en dygtig og meget kompetent medarbejder derinde, der i løbet af ganske få minutter fik genoprettet, så alt kørte som i olie. Tusind tak.
Anmeldelse på Trustpilot , Fensmark Miljø
Vi har været vildt glade for mobilplan som tidsregistrering, da det har gjort processerne omkring projektstyring, løn og fakturering meget hurtigere og nemmere. Samtidig har det hjulpet os til at blive mere digitale, og sænke mængden af papirer på kontoret. Mobilplan har derudover hele tiden været meget lydhør overfor vores ideer og rettelser, og har hele tiden hjulpet os med at få det bedste produkt til præcis vores virksomhed.
Anmeldelse på Trustpilot , Skanda A/S
